Wat moet er in mijn algemene voorwaarden staan?

Korte conclusie: De inhoud van uw algemene voorwaarden wordt niet wettelijk voorgeschreven, maar de wet stelt wel grenzen aan wat erin mag staan en regels voor het van toepassing verklaren ervan. In de praktijk bestaan algemene voorwaarden uit een kop met identificatie van uzelf, een toepasselijkheidsbeding, kernbedingen over de overeenkomst (zoals aanbod, prijs, levering, betaling, aansprakelijkheid, klachten, geschillen en privacy) en, bij consumenten, bedingen die de zwarte en grijze lijst van het Burgerlijk Wetboek respecteren.

Wettelijk kader

De regels over algemene voorwaarden staan in afdeling 6.5.3 van het Burgerlijk Wetboek (BW), de artikelen 6:231 – 6:247. Kernbegrippen:

Wat moet er minimaal in uw algemene voorwaarden staan?

De wet schrijft geen standaardinhoud voor, maar voor een bruikbaar en juridisch houdbaar document komen de volgende onderdelen in de praktijk terug:

1. Identificatie van de gebruiker – uw handelsnaam, vestigingsadres, KvK-nummer, btw-identificatienummer en contactgegevens.
2. Toepasselijkheidsbeding – een clausule dat deze voorwaarden op alle overeenkomsten van toepassing zijn. Bij gevechten van formulieren ("battle of forms") geldt de eerste verwijzing, tenzij de tweede verwijzing de eerste uitdrukkelijk van de hand wijst (artikel 6:225 lid 3 BW).
3. Definities – kernbegrippen uit de overeenkomst.
4. Totstandkoming van de overeenkomst – aanbod, aanvaarding, herroepingsrecht bij consumenten (artikel 6:230o BW).
5. Prijzen en betaling – btw, bijkomende kosten, betaaltermijn, incassokosten, rente.
6. Levering en risico – levertijd, plaats, risico-overgang.
7. Rechten en plichten van partijen – wat de gebruiker levert, wat de wederpartij moet doen.
8. Aansprakelijkheid – beperking van aansprakelijkheid, met inachtneming van artikel 6:236 sub f BW (volledige uitsluiting van wettelijke schadevergoedingsplicht is niet toegestaan bij consumenten).
9. Overmacht – opschorting of ontbinding bij niet-toerekenbare tekortkoming.
10. Klachten en geschillen – klachtenprocedure, eventueel een geschillencommissie (bijvoorbeeld via de Geschillencommissie), bevoegde rechter.
11. Toepasselijk recht – meestal Nederlands recht; voor consumenten is dit deels dwingend geregeld.
12. Privacy/persoonsgegevens – beknopte verwijzing naar uw privacyverklaring (AVG).
13. Slotbepaling – wijzigingsbeding (voor zover toegestaan), conversiebeding (wat overeind blijft als een beding nietig is).

Wat mag er niet in staan bij consumenten?

Bij overeenkomsten met consumenten gelden twee lijsten die voorkomen dat de gebruiker de wederpartij juridisch in een zwakke positie zet:

• Zwarte lijst (artikel 6:236 BW): een beding op deze lijst wordt altijd als onredelijk bezwarend aangemerkt. Voorbeelden: het beding dat de consument zijn recht verliest de toegezegde prestatie op te eisen (sub a), een beding dat de wettelijke bevoegdheid tot ontbinding uitsluit (sub b), een beding dat de wettelijke opschortingsbevoegdheid uitsluit (sub c), of een beding dat de gebruiker volledig vrijwaart van schadevergoeding (sub f).
• Grijze lijst (artikel 6:237 BW): een beding op deze lijst wordt vermoed onredelijk bezwarend te zijn; de gebruiker moet het tegendeel bewijzen. Voorbeelden: een ongebruikelijk lange reactietermijn (sub a), een wezenlijke beperking van de verplichtingen van de gebruiker (sub b), een te lange of onbepaalde nakomingstermijn (sub e), verval van rechten als sanctie (sub h).

Een beding dat in strijd is met dwingend recht geldt op grond van artikel 6:240 lid 1 BW eveneens als onredelijk bezwarend.

Hoe moeten de voorwaarden aan de wederpartij worden aangeboden?

Op grond van artikel 6:233 onder b BW moet de gebruiker de wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van de voorwaarden kennis te nemen. Artikel 6:234 BW vult dit in:

• Fysiek: ter hand stellen voor of bij het sluiten van de overeenkomst.
• Elektronisch: langs elektronische weg ter beschikking stellen op een manier die opslaan en later teruglezen mogelijk maakt.
• Depot: als dat redelijkerwijs niet mogelijk is, mag u verwijzen naar een depot bij de Kamer van Koophandel of een griffie, of naar inzage bij uzelf, met de mededeling dat u ze op verzoek onverwijld (en op uw kosten) toezendt.

Voldoet u niet aan een van die manieren, dan kan de wederpartij het hele beding (en indirect de hele voorwaarden) vernietigen.

Uitzondering voor zakelijke partijen (B2B)

De vernietigingsgronden van de artikelen 6:233 en 6:234 BW gelden volgens artikel 6:235 BW niet als beide partijen professionele wederpartijen zijn en:

• de wederpartij een rechtspersoon is die zijn jaarrekening heeft openbaar gemaakt of waarop de 403-vrijstelling van toepassing is, of
• bij de wederpartij op het moment van het sluiten 50 of meer personen werkzaam zijn (volgens opgave Handelsregisterwet 2007).

Daarnaast kan een partij die zelf meermalen dezelfde voorwaarden gebruikt, geen beroep op die vernietigingsgronden doen. De algemene norm van artikel 6:233 onder a (onredelijk bezwarend) blijft voor B2B wel via artikel 6:240 BW toetsbaar door brancheorganisaties.

Praktische tips

• Schrijf duidelijk en begrijpelijk. Onduidelijke bedingen worden bovendien contra proferentem uitgelegd ten nadele van de gebruiker (artikel 6:238 lid 2 BW).
• Vermijd kernbedingen in de voorwaarden. Prijs en hoofdprestaties horen in de overeenkomst zelf, niet verstopt in kleine lettertjes (artikel 6:231 onder a BW).
• Check tegen de zwarte en grijze lijst voordat u een nieuwe versie in gebruik neemt.
• Deponeer bij de Kamer van Koophandel als u geen fysieke of elektronische terhandstelling kunt garanderen.
• Werk de voorwaarden periodiek bij, vooral als u nieuwe producten, diensten of verkoopkanalen toevoegt.

---

Bronnen:

• Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikelen 6:225 lid 3, 6:231, 6:232, 6:233, 6:234, 6:235, 6:236, 6:237, 6:238 lid 2, 6:240, geraadpleegd via wetten.overheid.nl – BWBR0005289.

Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Raadpleeg een advocaat of jurist voor uw concrete situatie.